Membuat Email

A. Mengenal Email

Anda tentu pernah mendengar email meskipun Anda masih pemula dalam mengteksplorasi dunia maya atau internet. Email merupakan singkatan dari Electronic Mail yang artinya surat electronic. Secara harfiah email dapat didefinisikan sebagai metode pengiriman, penerimaan dan penyimpanan pesan melalui system komunikasi elektronik berupa internet. Dari definisi tersebut jelas bahwa email mulai ditulis, diterima, sampai dengan dibaca dilakukan secara elektronis.

Agar email bisa bekerja dibutuhkan SMTP (Simplel Mail Transfer Protocol) yang berfungsi untuk mengirimkan email melalui internet. Secara sederhana cara kerja email dijelaskan sebagai berikut:

- Email dibuat atau ditulis menggunakan MUA (Mail User Agent) atau yang dikenal dengan Email client.

- Proses pegiriman email tersebut ditangani oleh MTA (Mail Transfer Agent) atau disebut pula dengan mail server.

Seperti halnya dengan surat biasa yang dikirim melalui jasa pos, email juga membutuhkan alamat agar pesan bisa sampai ke tujuan. Namun, alamat yang digunakan pada email ini berbeda karena menggunakan format identitas dan domain atau provider yang dikombinasikan dengan karakter @ (at, dibaca et). Untuk memberikab gambaran yang lebih jelas, kami gunakan contoh alamat email zarraprita@yahoo.com. Alamat email tersebut terdiri dari dua komponen yakni identitas dan domain atau provider. Komponen identitas dipresentasikan oleh zarraprita, sedangkan komponen domain atau provider dipresentasikan oleh yahoo.com.

Keberadaan email yang memberikan terobosan baru dalam system komunikasi ini memiliki keunggulan sekaligus kelemahan. Keunggulan dari email dapat dijabarkan sebagai berikut:

- Proses cepat mulai dari penulisan pengetikan sampai dengan pengiriman hanya membutuhkan beberapa menit

- Caranya mudah karena hanya cukup mengetikkan pesan yang ingin disampaikan dalam computer.

- Dapat dikirim secara misal ke beberapa orang sekaligus

- Dapat mengirimkan file atau dokumen sebagai lampiran

- Dapat dibuat dimana dan kapan saja selama ada konteksi dengan internet baik menggunakan computer maupun ponsel

- Ditinjau dari sisi biaya lebih ekonomis

Sementara kelemahan dari email diantaranya adalah:

- Harus selalu online atau terhubung ke internet untuk membuat dan mengirimkan email

- Harus selalu ingat username dan password account email

- Berpotensi untuk penyebaran virus dan spyware.

B. Membuat Account Email

Untuk bisa mengirimkan dan menerima email, Anda harus memiliki sebuah account email terlebih dahulu. Account email ini nantinya sekaligus mencakup alamat email yang bisa Anda gunakan untuk mengirimkan pesan kepada orang lain secara elektronis. Sebelum Anda membuat account email, perlu Anda ketahui bahwa terdapat banyak provider yang menyediakan layanan email seperti Yahoo, Gmail, Hotmail (Windows Live), dan lain sebagainya. Berkenaan dengan banyaknya provider email tersebut, dalam pembahasan ini akan digunakan Yahoo sebagai contoh.

Adapun langkah-langkah pembuatan account email dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Mulailah dengan meluncurkan web browser Anda, misalnya Internet Explorer, Firefox dan lain sebagainya
2. Kemudian ketikkan alamat www.yahoo.com pada location bar web browser Anda.
3. Setelah Anda menekan tombol Enter, beberapa saat kemudian muncul halaman situs Yahoo
4. Selanjutnya klik link Sign Up
5. Sesaat kemudian Anda akan dihadapkan pada halaman registrasi
6. Di bagian pertama yaitu Tell us about yourself, ketikkan nama lengkap Anda di kotak My Name.
7. Setelah itu sorot kotak kombo Gender dan pilihlah opsi sesuai dengan jenis kelamin Anda
8. Pada kotak kombo Birthday, tentukan bulan, tunggal dan tahun kelahiran Anda
9. Sementara pada kotak kombo I live in pilihlah Negara domisili Anda
10. Lanjutkan proses registrasi bagian pertama dengan mengetikkan kode pos kota domisili Anda
11. Beralih ke bagian kedua, ketikkan identitas Anda pada kotak tteks Yahoo! ID and Email kemudian tekan tombol Check untuk mengecek apakah identitas yang Anda gunakan diterima atau tidak atau sudah ada yang menggunakannya aau belum. Jika identitas Anda diterima maka identitas tersebut secara otomatis akan bergabung dengan nama domain.
12. Setelah itu masukkan password pada kotak tteks Password dan ulangi pada kotak tteks Re-Type Password.
13. Di bagian ketiga Anda bisa membua email alternatif dengan membuat alamat email cadangan pada kotak tteks Alternate Email
14. Selanjutnya sorotlah kotak kombo Security Question dan pilihlah pertanyaan yang jawabannya yang mudah bagi Anda ingat
15. Jika sudah ketikkan jawaban atas pertanyaan yang Anda pilih pada kotak tteks Your Answer
16. langkah berikutnya ketikkan karakter huruf yang tersedia pada kotak tteks Type the code shown
17. Setelah itu klik kotak cek I have read and agree to the Yahoo! Terms of Service and Yahoo! Privacy Policy …. Hingga tercentang
18. Kalau sudah tekanlah tombol Create My Account.
19. Sesaat kemudian Anda dihadapkan pada halaman yang menampilkan account email Anda
20. Untuk melanjutkan langkah tekanlah tombol Continue
21. Dalam hitungan detik Anda bisa melihat halaman account email Anda.

C. Sign Out dan Sign In ke Account Email

Ketika Anda telah berhasil membuat account email, maka secara otomatis Anda telah sign in ke dalam account email Anda. Namun, apabila Anda hanya ingin membuat account email saja dan belum ingin menggunakannya, maka Anda perlu Sign out (keluar) dari account email Anda tersebut. mSatu hal yang perlu Anda perhatikan adalah jangan langsung menutup jendela browser ketika account email Anda maih aktif. Jika Anda membiarkan account email Anda dalam keadaan aktif pada saat Anda menutup browser web Anda, maka kemungkinan besar orang lain bisa mengakses account email Anda tersebut dengan bebas. Untuk menghindari hal tersebut, pastikan Anda telah keluar dari accounr email Anda setiap kali Anda memutuskan untuk menghentikan aktivitas berinternet Anda.

Berikut ini merupakan langkah yang bisa Anda lakukan untuk keluar dari account email Anda:

1. Klik link sign our yang terdapat di bagian atas ahlaman account email Anda
2. Sesaat kemudian Anda akan dibawa kembali ke halaman uama situs Yahoo tanpa nama account nama Anda, ttetapi akan terdapat notifikasi bahwa Anda keluar.

Meskipun Anda telah keluar, nada bisa mengakses account email Anda dengan cara masuk kembali ke dalamnya. Untuk melakukan sign in ke account Anda kembali, lakukanlah langkah-langkah berikut:

1. Pertama-tama klik opsi Sign In
2. Selanjutnya ketikkan identitas Anda pada kotak tteks yahoo! ID kemudian dilanjutkan dengan memasukkan password di kotak tteks Password.
3. Kalau sudah tekanlah tombol Sign In
4. Dalam hitungan detik account Yahoo Anda langsung terbuka yang ditandai dengan munculnya nama Anda di halaman utama situs yahoo
5. Berikutmya klik opsi Mail untuk menuju ke account email Anda
6. Tidak lama kemudian Anda akan dihadapkan pada halaman account email Anda

D. Menggunakan Email

Apabila Anda telah memiliki account email, maka Anda bisa memanfaatkan account email tersebut untuk beragam hal seperti mengirim, menyimpan, membuka pesan yang diterima, membalas pesan dan bahkan melampirkan file baik berupa file atau dokumen pada pesan yang akan dikirim.

1. Mengirim Email

Untuk mengirimkan pesan melalui email, Anda tidak perlu membeli perangko ttetapi hanya cukup online atau terhubung dengan internet sebentar untuk mengetikkan isi pesan yang ingin Anda sampaikan pada orang yang dituju. Selain itu, pesan Anda tersebut akan terkirim lebih cepat karena hanya membutuhkan waktu beberapa detik saja.

Berikut ini langkah-langkah yang bisa Anda lakukan untuk mengirimkan sebuah email pada teman atau keluarga Anda:

a. Pastikan Anda telah beraada di halaman account email Anda

b. Berikutnya sorot menu New kemudian pilih opsi Email Message

c. Seketika muncul Tab New Email message dengan format tampilan.

d. Ketikkan alamat email yang dituju pada kotak tteks tteks To

e. Selanjutnya masukkan alamat email teman Anda yang lain jika Anda ingin mengirimkan pesan tersebut ke lebih dari satu orang pada kotak Cc

f. Sementara pada kotak tteks Subject, masukkan tem atau topic dari isi pesan Anda

g. Kalau sudah mulailah Anda mengetikkan pesan yang ingin Anda sampaikan pada kotak tteks editor email

h. Setelah itu tekan tombol Send untuk mengirimkan pesan tersebut ke alamat email yang dituju.

i. Sesaat kemudian muncul notfikasi bahwa pesan Anda telah terkirim

j. Akhiri langkah dengan menekan tombol OK

2. Membuka Email

Selain untuk mengirimkan pesan, account emai Anda juga bisa digunakan untuk membukan pesan yang Anda terima atau pesan yang masuk ke inbox Anda. Jika terdapat email yang masuk ke inbox Anda, maka begitu Anda sign in, Anda bisa langsung mengetahui adanya email baru dalam inbox Anda. Berkenaan dengan hal tersebut, apabila Anda ingin membuka dan membaca email yang masuk, maka lakukanlah langkah-langkah berikut ini:

a. Pertama-tama sign in ke account Yahoo Anda

b. Selanjutnya Anda akan melihat pada kotak Mail terdapat tanda bintang di sudut kanan gambar amplop beserta dengan jumlah email baru yang masuk ke dalam inbox Anda.

c. Kemudian pilih mail untuk menuju ke halaman account email Anda

d. Begitu halaman account email Anda terbuka, langsung pilih Inbox

e. Selanjutnya Anda bisa melihat email baru yang masuk ke inbox Anda. Untuk membaca isi email tersebut, klik sumber eail yang Anda inginkan.

f. Sesaat kemudian isi email yang Anda terima langsung ditampilkan di kotak bagian bawah.

3. Membalas Email

Email yang kontennya bersifat sebagai iklan atau hanya sebagai informasi saja mungkin tidak perlu Anda balas, ttetapi jika Anda memperoleh email dari teman Anda yang menanyakan sesuatu atau mengundang Anda untuk menghadiri acara tertentu, pastinya Anda perlu untuk membalas email tersebut. Untuk membalas email, Anda bisa saja membuat baru yang Anda kirimkan ke teman Anda itu atau dengan mengirimkan email balasan dengan menyertakan kembali materi email yang Anda terima dan teman Anda tersebut. Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut untuk membalas email:

a. Pertama-tama pastikan Anda telah membuka email yang akan Anda balas

b. Kemudian klik tombol Reply

c. Selanjutnya Anda akan dihadapkan pada kotak new email message

d. Masukkan alamat email tujuan pada kotak tteks To

e. Setelah itu masukkan tteks sebagai judul dari konten email Ansda pada kotak tteks Subject

f. Kalau sudah mulailah Anda mengetikkan isi pesan untuk membalas email yang telah Anda terima

g. Sesudahnya klik tombol Send

h. Dalam hitungan detik, pesan balasan Anda langsung dikirim ke alamat tujuan yng ditandai dengan munculnya notifikasi “Message Sent”

i. Sudahi langkah dengan menekan tombol OK

4. Melampirkan File atau Dokumen pada Email

Email tidak sekedar memungkinkan Anda untuk berkirim pesan dan berkomunikasi via surat elektronik saja, tetapi juga memungkinkan Anda untuk mengirimkan file-file penting baik berupa dokuen ataupun foto. Untuk lebih jelasnya langsung saja Anda ikuti langkah-lamgkah berikut:

a. Mulailah dengan membuka menu New > Email Message

b. Begitu tab Email Message muncul langsung ketikkan alamat tujuan dan subject email. Jika Anda ingin mengirimkan email pada lebih dari satu orang, Anda dapat mengisi kotak tteks Cc dengan alamat email teman Anda yang lain

c. Selanjutnya isi pesan yang ingin Anda sampaikan dalam kotak teks editor yang telah tersedia

d. Sesudah itu klik tombol Attach

e. Muncul kotak dialog File Upload, bukalah folder penyimpanan file kemudian selteksilah file yang akan Anda sertakan pada email

f. Kalau sudah tekanlah tombol Open

g. Berikutnya proses upload file tersebut pun akan berlangsung

h. Jika proses upload file telah usai, maka Anda bisa langsung mengklik tombol Send untuk mengirim email tersebut ke teman atau keluarga Anda.

5. Meneruskan Email

Misalkan Anda memperoleh email dari teman Anda yang intinya mengundang Anda untuk menghadiri sebuah pesta.

Teman Anda tersebut meminta bantuan Anda untuk meneruskan email itu ke teman-teman Anda lainnya. Lalu apa yang harus Anda lakukan? Jika Anda mengalami kejadian seperti ini, Anda tidak perlu khawatir dan tidak perlu membuat email yang dikirimkan secara perorangan, tetapi Anda bisa meneruskan email tersebut ke teman-teman Anda lainnya secara bersamaan. Bagaimana caranya, simak dan ikuti langkah-langkah berikut:

a. Bukalah email yang akan Anda teruskan ke teman0teman Anda lainnya

b. Kemudian klik tombol Forward

c. Selanjutnya masukkan alamat email teman-teman yang akan Anda kirimi pesan tersebut pada kotak tteks To. Setiap alamat dipisahkan dengan tanda titik koma (.,)

d. Kalau sudah tekanlah tombol Send

e. Proses pengiriman email segera berlangsung, tunggulah beberapa detik.

f. Jika proses pengiriman email telah usai, maka Anda akan melihat notifikasi yang memberitahukan pesan telah terkirim

g. Akhiri langkah dengan menekan tombol Ok

6. Menambah Kontak

Keberadaan kontak memungkinkan Anda untuk menjalin komunikasi dan saling mengirimkan email. Untuk menambah kontak, lakukanlah langkah-langkah berikut:

a. Klik Add pada opsi Contact

b. Muncul kotak dialog Add Contact, masukkn nama dan alamat email kontak Anda pada kotak teks yang tersedia

c. Kalau sudah tekanlah tombol Save

d. Berikutnya muncul kotak dialog Contact Added, langsung tekan tombol Ok

e. Untuk melihat daftar kontak klik opsi Contact dan Anda akan dihadapkan pada tampilan halaman.